Aangenomen en verzopen? Hoe goede onboarding verschil maakt
Een nieuwe baan! Je hebt veel zin om te beginnen aan deze nieuwe fase. Toch is het ook spannend. Een andere job betekent namelijk ook een hoop zaken die opeens snel op je afkomen. Een nieuwe werkplek met andere tools om te leren, processen die net even anders gaan, een nieuwe bedrijfscultuur om je draai in te vinden en collega’s die je moet leren kennen. Er komt een hoop bij kijken. Bij aankomst op je eerste werkdag begroet je de receptioniste. Oh… Die wist niet van je komst. Na een ongemakkelijke stilte en een paar telefoontjes word je eindelijk naar je bureau gebracht. Niemand begroet je en je voelt je verloren in een zee van onbekende gezichten en hebt geen enkel idee wat je nu moet doen. Niet het welkom waarop je gehoopt had.
Een slechte onboarding kan er direct voor zorgen dat iemand zich niet betrokken voelt bij een organisatie. Daarnaast zal iemand meer moeite hebben met het aanpassen aan de nieuwe functie. Zo kan het weken duren voordat iemand zich enigszins op zijn gemak voelt, gewaardeerd voelt en productief is. Als je nieuwe medewerker deze weken überhaupt al blijft. Meer dan 22% van de nieuwe werknemers verlaat namelijk al binnen 45 dagen de organisatie. Wat een weggegooide energie en geld.
Maar hoe zorg je nu voor een succesvolle onboarding? Door een onboardingprogramma op te stellen kun je ervoor zorgen dat je nooit meer iets vergeet wanneer een nieuwe medewerker begint. Zo voelt iedereen zich meteen welkom in je organisatie. In deze blog leggen we je stap voor stap uit hoe jij een succesvol onboardingprogramma opzet.
Waarom goede onboarding essentieel is?
Hogere werknemerstevredenheid
Een goed ontvangst zorgt ervoor dat de werknemer zich meteen gewaardeerd voelt. Dit verhoogt de werknemerstevredenheid en zorgt ervoor dat de werknemer zich meteen betrokken bij de organisatie voelt.
Langer behoud van talent
In de inleiding vertelden we al dat 22% van de werknemers binnen de eerste 45 dagen de organisatie verlaat. Door een goed onboarding programma, waarin je de nieuwe werknemer goed begeleid en zich direct welkom voelt, kun je dit risico verlagen. Je steekt niet voor niets zoveel energie en geld in het opstellen van vacatureteksten, het selecteren en eventueel assessen van de kandidaten en het uiteindelijk aannemen van je gewenste kandidaat.
Een snelle integratie in het bedrijf
Een goed onboarding traject zorgt ervoor dat er niets wordt vergeten en dat alles is geregeld voor de nieuwe werknemer. Dit zorgt voor een snelle integratie in het bedrijf. Zo zorg je ervoor dat de nieuwe collega zich snel thuis voelt en aan de slag kan. Zo is je nieuwe werknemer sneller productief. Daarnaast is het voor je onboarding team veel gemakkelijker om een checklist af te werken dan elke keer alles weer opnieuw te moeten bedenken. Het geeft dus ook aan de kant van de organisatie rust en overzicht.
Sterker employer brand
Gelukkige medewerkers functioneren als ambassadeurs voor je organisatie. Als je zorgt dat de hele werkomgeving meteen positief overkomt, dan maakt je nieuwe collega meteen reclame voor je bedrijf bij haar of zijn vrienden en kennissen. Een sterk employer brand is een perfecte manier voor het makkelijker aantrekken van nog meer nieuw talent.
1. Pre-boarding fase
Een goede onboarding begint al voorafgaand aan de startdatum van de nieuwe collega. Stuur de nieuwe werknemer informatie over het bedrijf, zoals de missie, visie, kernwaarden en bedrijfsgeschiedenis. Geef ook praktische informatie over de eerste werkdag, zoals de locatie, parkeermogelijkheden en dresscode. Zo zorg je ervoor dat de werknemer niet voor verrassingen komt te staan op de eerste werkdag. Het belangrijkste is dat er voor de eerste dag een collega wordt aangewezen die de nieuwe medewerker wegwijs maakt.
Tip: Vraag bij het sollicitatiegesprek wat de nieuwe medewerker fijn vind bij het onboarden
Sommige mensen zoeken liever zelf dingen uit, andere willen echt bij de hand genomen worden. Dit kan ook per ervaringsniveau verschillen. Door dit al tijdens de latere sollicitatierondes te bespreken kun je ook alvast de kandidaat een beter beeld geven van de processen in het bedrijf. Het afstemmen van de onboarding met de persoon, is misschien wel de kern. Je kunt nog zo veel informatiepakketten, processen en standaard flows bedenken en uitvoeren, uiteindelijk wil je dat de nieuwe collega zich welkom voelt en gehoord voelt.
Het regelen van administratieve taken, zoals contracten en formulieren
Vereenvoudig het papierwerk door de nieuwe werknemer vooraf digitaal relevante documenten te laten invullen, zoals belastingformulieren, geheimhoudingsverklaring en arbeidsovereenkomsten. Vergeet ook niet alvast een e-mailadres aan te maken voor de nieuwe collega. Dit bespaart tijd op de eerste werkdag, laat zien dat je echt al aan de nieuwe werknemer hebt gedacht en maakt het proces minder overweldigend.
Het introduceren van de nieuwe collega aan het team
Stuur een introductiemail naar het team waarin je de nieuwe werknemer voorstelt. Moedig collega's ook aan om contact op te nemen en zichzelf ook voor te stellen. Dit helpt de nieuwe werknemer om zich welkom te voelen en legt de basis voor een goede teamdynamiek.
2. Eerste werkdag
Een goed begin is het halve werk maar de tweede helft is net zo belangrijk!
Een warm welkom voor de nieuwe werknemer
Zelfs met praktische informatie vooraf kan het nog lastig zijn om je weg meteen te vinden. Zorg ervoor dat er iemand is om de nieuwe werknemer te begroeten bij aankomst op de eerste werkdag. Op tijd zijn voor het ontvangst is meteen een goede manier om de waardering voor de nieuwe collega te laten zien. Dit kan bijvoorbeeld de directe manager of een lid van het onboardingsteam zijn. Een warm welkom geeft de nieuwe werknemer meteen een positieve indruk van het bedrijf.
Geef een rondleiding door het kantoor en Stel belangrijke collega's voor
Laat de nieuwe werknemer kennismaken met de kantoorindeling, faciliteiten en belangrijke ruimtes. Introduceer ook collega's en geef een korte uitleg over hun rollen en verantwoordelijkheden. Dit helpt de nieuwe werknemer om snel zijn weg te vinden en relaties op te bouwen.
Maak een welkomstpakket
Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer op zijn eerste dag alle benodigde apparatuur, zoals een laptop en telefoon, ontvangt. Zorg ook voor toegangsbadges en eventuele andere specifieke hulpmiddelen die nodig zijn om het werk uit te voeren. Hiervoor kun je een welkomstpakket samenstellen met alle benodigdheden. Dit creëert ook rust bij degene binnen de organisatie die de onboarding regelt. Als je nog laptops en toegang moet gaan regelen dan komt de hele organisatie meteen rommelig over dus besteed hier aandacht aan.
Tip: Geef leuke bedrijfsaccessoires in je welkomstpakket
Wil je net dat beetje extra doen zodat nieuwe werknemers zich welkom voelen? Geef dan ook wat leuke goodies in de stijl van de organisatie in je welkomstpakket zoals een pen en een notitieboek in bedrijfsstijl. Ook een kaartje waarin de directe collega's van de nieuwe werknemer hem of haar welkom heten zorgt meteen voor meer persoonlijkheid in het pakket.
Wijs een buddy toe aan de nieuwe collega
Wijs ook op dag 1 een ervaren werknemer aan als mentor of buddy voor de nieuwe werknemer. De buddy is een persoon waarmee de nieuwe collega nauw samenwerkt. Hij of zij kan als vertrouwenspersoon fungeren, vragen beantwoorden en begeleiding bieden tijdens de eerste weken op de nieuwe functie. De buddy kan er zo voor zorgen dat iemand goed wordt opgenomen in het team. Zorg ervoor dat deze buddy genoeg tijd heeft in de eerste weken om de nieuwe werknemer bij al zijn/haar vragen te helpen. Zo voorkom je dat iemand niet de juiste informatie ontvangt of gaat ‘zwemmen’ in een organisatie.
3. De eerste weken
Inwerken van de nieuwe werknemer
De eerste weken kunnen gebruikt worden om de nieuwe werknemer bekend te laten worden met alle processen in het bedrijf zodat hij/zij steeds zelfstandiger kan gaan werken. De buddy kan in deze weken helpen om de nieuwe medewerker vertrouwd te laten raken met alle gebruiken in de organisatie. Denk hierbij aan de verschillende systemen die gebruikt worden maar ook de bedrijfscultuur, waarden en normen van het bedrijf. Aan het einde van de eerste week moet de nieuwe medewerker voldoende op de hoogte zijn en alles ontvangen hebben wat er nodig is voor het uitvoeren van de functie.
Moedig regelmatige check-ins en feedbackgesprekken aan
Stimuleer regelmatige check-ins tussen de nieuwe werknemer en zijn buddy maar ook met een persoon van het onboardingteam of de manager. Deze check-ins bieden de gelegenheid om de voortgang te bespreken, eventuele uitdagingen aan te pakken en feedback te geven. Dit bevordert een open communicatie, helpt bij de groei van de werknemer en zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer zich gehoord voelt.
Vergeet niet het onboardingprogramma op basis van feedback aan te passen
Buiten dat de feedback uit de regelmatige check-ins nuttig is voor het optimaal onboarden van de nieuwe werknemer kun je deze ook gebruiken voor het verbeteren van het onboardingprogramma. Pas waar nodig het proces aan en voeg nieuwe elementen toe om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften en uitdagingen van nieuwe werknemers. Het is heel waardevol om juist in het begin actief feedback op het onboardingprogramma te vragen aan je nieuwe collega.
4. Na de eerste maand
Blijf voortdurend ondersteuning en begeleiding aanbieden
Laat de ondersteuning niet stoppen na de initiële onboardingsfase. Bied voortdurende ondersteuning en begeleiding aan de nieuwe werknemer, vooral tijdens de eerste maanden. Kijk bijvoorbeeld of er nog een behoefte aan een bepaalde trainingssessie is. Loopbaanontwikkelingmogelijkheden aanbieden toont aan dat het bedrijf investeert in de groei en het succes van de werknemer.
Conclusie
Een effectieve onboarding legt de basis voor het succes van werknemers en draagt bij aan hun tevredenheid en productiviteit. Het helpt hen snel te integreren, zich gewaardeerd te voelen en effectief bij te dragen aan de organisatie. Daarnaast zorgt een goed onboardingsproces voor het creëren van een positieve werkcultuur. Een verhoogde waardering voor de werkgever leidt tot een hogere retentie van talent en een positieve uitstraling van het bedrijf op de arbeidsmarkt.
De behoeftes in een onboarding verschillen per persoon. Zo zal een senior medewerker waarschijnlijk minder hulp nodig hebben bij het inwerken van zijn functie maar wel nog hulp nodig hebben bij de processen van de organisatie zelf. Terwijl een junior ook veel behoefte heeft aan begeleiding bij het uitvoeren van zijn functie. Pas daarop je werkwijze aan en blijf ondertussen steeds goed luisteren naar je nieuwe collega.